Les refontes de système d’information se multiplient chez les acteurs du monde de l’assurance. Elles sont évidemment précipitées par les besoins de digitalisation mais aussi rendues nécessaires par les profondes évolutions de marché survenues ces dernières années, en particulier en assurance de personnes.
Ces projets de refonte de système d’information font peur. Ils réclament du temps, parfois plusieurs années, ce qui les rend difficiles à cadrer, qui plus est dans un contexte règlementaire mouvant. Ils sont compliqués, car ils impliquent de nombreux collaborateurs appartenant à différents corps de métier : l’informatique, la gestion, des prestataires… Ils sont coûteux, avec des budgets d’un ordre de grandeur comparable au résultat annuel des entreprises qui lancent ces projets
Il est donc fondamental de s’interroger avant de se lancer dans l’aventure. Le projet est-il vraiment justifié ? N’existe-t-il pas des alternatives plus simples, notamment en matière de mise en œuvre ? Les conditions sont-elles réunies ?
Une fois ces questions résolues et le lancement du projet validé, il sera impératif de respecter quelques principes dont la banalité prête à sourire en début de projet… et souvent moins après quelques mois !
Citons notamment :
- un alignement managérial autour des enjeux et des objectifs du Programme : c’est un prérequis, il est impératif que tous partagent l’intérêt de mener le projet en appréhendant sa complexité ;
- un sponsoring au plus haut niveau, à la mesure de l’investissement consenti par l’entreprise ;
- une prévalence partagée (non diffusée) entre le Sponsor et la Direction de projet dans le triptyque Planning / Périmètre / Budget : il y aura forcément des temps difficiles en cours de projet, connaître les marges de manœuvre permettra de mieux franchir les obstacles ;
une ligne d’arbitrage claire et partagée avec, notamment, une logique de retour sur investissement dans les prises de décisions : l’objectivation des décisions est essentielle (sans tomber dans l’excès de justification) tout comme la traçabilité ; - une convergence d’intérêts avec les partenaires sur le projet – l’éditeur s’il y en a un, l’intégrateur, le prestataire majeur – : c’est un critère de choix du partenaire, le succès du projet doit être son intérêt ;
- une forte implication des collaborateurs en interne (métier et technique) ; une refonte de système d’information est un vrai projet d’entreprise, et chez les assureurs, c’est un remplacement de l’outil industriel ;
- un dispositif de spécialistes sur quelques fonctions-clés pour la conduite et l’animation des travaux : quelle entreprise imaginerait de construire ses locaux sans faire appel à quelques experts ?
La liste n’est pas exhaustive, et respecter tous ces principes ne constituera pas une garantie de succès. Mais ils sécuriseront les travaux et il faut aussi faire preuve d’optimisme !
La plus-value des projets de refonte de système d’information n’est pas à négliger. Comme tout bon déménagement, c’est l’occasion de faire le tri et de traiter les opérations que le quotidien ne permet pas de gérer. C’est l’opportunité de donner de l’air à l’entreprise et aux collaborateurs, de remettre à plat les habitudes en s’interrogeant sur la manière de rendre le service aux assurés.
Le projet constitue une véritable respiration pour les assureurs qui se donnent les moyens de l’appréhender correctement.
Par Jérôme Louf
Partner chez Talan Consulting
