Par ces heures de montée en puissance du réglementaire, les projets conduits dans cette logique de rapprochement ne sont pas épargnés. Le cas du contrôle interne illustre à quel point il est important d’opérer des choix pertinents, les forces en présence ayant parfois déjà investi sur des outils différents.
« En général, parmi les outils à harmoniser, figurent désormais les composants du contrôle permanent. Objectivement, la définition d’une plate-forme cible obéit à la règle de la maturité ; de ce point de vue, la solution la plus avancée dans l’implémentation et l’exploitation est souvent retenue comme cible, même si les enjeux politiques liés au rapprochement peuvent influer sur le choix », indique Gildas Mathurin, C.O.O. chez eFront, éditeur de solutions spécialisé le secteur de l’assurance.
Sur le terrain, la solution eFront sert ainsi de plate-forme de convergence pour le contrôle interne à de nombreux acteurs. C’est le cas de Mutex. Il s’agit d’une structure créée par les principales mutuelles interprofessionnelles : Adréa Mutuelle, Apréva, Eovi mutuelle, Harmonie Mutuelle, Mutex Union, Ociane etc. Après analyse des forces en présence, la décision a été prise de retenir eFront comme solution unique pour ces différentes composantes. Idem chez Humanis où cette plate-forme a unifié les différentes initiatives de contrôle interne et est devenue l’environnement unique de travail.
La décision d’harmoniser une telle solution entraîne des travaux de réingénierie des processus. « Chaque entité a généralement ses pratiques, ses procédures et son organisation. Il est important de remettre tout à plat autour de l’outil. Il convient de définir de nouvelles règles ou tout simplement d’adopter celle de l’entité dont l’outil a été retenu. Il s’agit d’une étape fort sensible qui doit être conduite avec attention », indique Gildas Mathurin.
Au sein du groupe Covéa où la solution eFront a également été retenue comme standard de gestion du contrôle permanent, cette redéfinition des processus constitue l’un des moments forts de ce programme qui prend en compte les trois entités : GMF, Maaf et MMA. Point d’orgue de cette reconfiguration, la création d’un poste de manager dédié au contrôle interne et rattaché à la direction des risques. Un spécialiste qui permet aux opérationnels de s’affranchir d’une grande partie des tâches inhérentes au contrôle interne, loin d’être leur métier.
Dans un environnement économique où le contrôle interne s’industrialise, le rapprochement entre entités doit prendre en compte les outils associés en vue d’asseoir un suivi d’activité efficace dans le respect des normes établies. De plus, la réalisation d’économies d’échelle est un point à ne pas sous-estimer sachant que le nouveau groupe bénéficie, par conséquent, d’un outil unique. Cela dit, pour en profiter pleinement, il doit savoir opérer des choix qui peuvent parfois heurter certaines résistances au changement.
E.M.
