Un an après la mise en place de solvabilité 2, il est important de pouvoir s’assurer que la gouvernance mise en place correspond aux textes réglementaires et aux attentes des régulateurs.
Un diagnostic de la gouvernance est donc particulièrement important.
Ce dernier doit permettre, pour chaque thématique (obligations du Conseil d’administration, rôle des dirigeants, rôles des fonctions clés de conformité, risques, actuariat et audit) de s’assurer que les objectifs sont atteints.
Afin de réaliser ce diagnostic de manière performante, un référentiel de contrôle est nécessaire. Il permettra d’évaluer les dispositifs de la mutuelle ou de la société d’assurance afin de détecter les écarts entre le dispositif existant et le référentiel cible et les actions nécessaires pour combler ces écarts.
La première étape de ce diagnostic est donc bien la mise en place de ce référentiel qui permet de lister l’ensemble des obligations et les références réglementaires applicables, textes européens (comme par exemple l’article 258 du Règlement délégué 2015/35 qui prévoit que les entreprises « veillent à ce que les membres de leur organe d’administration, de gestion ou de contrôle possèdent collectivement les qualifications, les compétences, les aptitudes et l’expérience professionnelle nécessaires, dans les domaines d’activité concernés, pour gérer et superviser efficacement l’entreprise de manière professionnelle; » et les notices ACPR, comme celle de 2016 sur la désignation des « dirigeants effectifs » et des « responsables de fonctions clés » dans le régime « Solvabilité II » . Ce dernier élément de doctrine indique par exemple que « deux dirigeants effectifs au moins interviennent dans toute décision significative avant que celle-ci ne soit mise en œuvre », ce qui nécessitera d’être formalisé.
Ce référentiel évoluera donc en fonction de la doctrine ACPR ou des évolutions de textes règlementaires mais également le cas échéant en fonction des sanctions prononcées par la commission des sanctions de l’ACPR sur des sujets de gouvernance qui sont autant d’éléments de jurisprudence à prendre en compte.
Quels éléments nécessaires pour effectuer ce diagnostic de l’existant?
Tout d’abord, le diagnostic doit permettre d’analyser les principaux éléments liés à la gouvernance, en commençant par les statuts de la société qui doivent par exemple avec été actualisés avec le principe de direction effective par 2 personnes. Ensuite, la charte du Conseil d’administration et le cas échéant des comités spécialisés du Conseil permettront de s’assurer que les différentes missions du Conseil ont bien été formalisées. L’analyse des PV de ces comités et des documents qui lui ont été transmis permet de s’assurer que les différents reportings destinés à être analysés en Conseil l’ont été. L’analyse des différentes politiques internes doit permettre de s’assurer également qu’elles comprennent l’ensemble des éléments prévus par les textes et la doctrine de l’ACPR. Ainsi, la politique de gestion du capital sera par exemple étudiée à l’aune de l’orientation 36 de la Notice ACPR
Enfin, la compétence des administrateurs devra également être vérifiée, ainsi que le fonctionnement du Conseil, au travers d’éléments très factuels comme les formations dispensées aux administrateurs, mais également en allant les rencontrer pour obtenir leurs avis sur le fonctionnement du conseil et la lisibilité des reportings.
Par Marie-Agnès Nicolet, présidente de Regulation Partners
