La gestion déléguée : votre solution en cas de débordement

Peu importe votre secteur, il existe toujours des moments où la charge de travail est plus importante. En fonction de votre activité, il peut y avoir différentes solutions. Pour une agence de communication, vous pouvez faire appel à des freelances par exemple. En ce qui concerne l’assurance santé, vous pouvez avoir recours à la gestion déléguée. C’est ce qu’on appelle la gestion déléguée en débordement. Vous pouvez mettre en place une gestion déléguée lors d’un pic saisonnier, pour résorber un stock, lors du lancement ou l’arrêt d’une offre… Elle consiste principalement à déléguer une partie de votre activité, que ce soit pour des prestations c’est-à-dire la gestion des factures hospitalières, des décomptes du régime obligatoire etc. ou même pour les contrats, qui peut comprendre la gestion des bulletins d’adhésion, leur modification etc. Pourquoi y avoir recours ? Quelles sont les étapes avant de se lancer dans cette aventure ? Comment mettre en place une gestion déléguée en débordement ?

  1. Pourquoi avoir recours à la gestion déléguée en débordement ?

La délégation de gestion est une solution proposant de nombreux bénéfices :

  • Financier : La délégation de gestion doit être une solution pour faire des économies et maitriser vos coûts. Vous payez, non pas un forfait, mais des tarifs à l’acte. Il sera important de bien définir ce qu’est un acte afin d’éviter de mauvaises surprises.
  • Ressources humaines : Grâce à la délégation de gestion, vous n’aurez plus à vous préoccuper des recrutements, formations ou encore de la logistique. Cela vous permet de disposer facilement et rapidement de ressources déjà formées et pouvant être mobilisées.
  • Productivité : Vous pourrez vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et ne pas perdre de temps et de ressources sur les tâches de gestion administratives et chronophages
  • Organisation : Un partenariat temporaire permet d’éviter la constitution de stocks.
  • Sécurité : Avec la gestion déléguée vous pouvez de manière totalement transparente suivre la productivité des délégataires dans le respect des procédures de gestion et contrôle.
  • Confiance : Vous permet de compter sur un partenaire capable de réaliser un accompagnement à long terme.
  1. Les étapes avant la mise en place d’une gestion déléguée en débordement

Avant de se précipiter et faire appel à un délégataire, il y a différents éléments à analyser, en commençant notamment par savoir ce que l’on veut déléguer. Il y aura alors plusieurs questions à se poser :

  • Planning : Quand souhaitez-vous démarrer la délégation ? Sur quelle durée ?
  • Périmètre : Quels types de missions souhaitez-vous déléguer ? Présentez de manière synthétique le périmètre des missions de délégation envisagées.
  • Qualité : Quel suivi concernant la qualité des prestations demandées ? Comment allez-vous estimer la qualité du travail effectué et le bon respect des exigences réglementaires ? Quels sont les objectifs à atteindre ?
  • Processus : Avez-vous décidé à partir de quel moment votre intervention sur un acte peut être sollicité ? Avez-vous formalisé des procédures de gestion et de contrôle ?
  • Volumes : Combien d’actes et de types d’actes souhaitez-vous déléguer ?
  • Gestion des flux : Quelle sera la fréquence d’envoi et de retour pour les dossiers papiers ?
  • Outils et technologies : Quels seront les outils et technologies utilisés par le délégataire ?

Une fois que vous avez pris le temps de répondre à ces questions, vous vous demandez sûrement quelles sont les étapes pour mettre en place votre délégation.

  1. Implémentation de votre gestion déléguée en débordement

Nous vous recommandons de gérer la mise en place de la délégation de gestion en 4 étapes :

  • Le cadrage : Cette étape doit être rapide, mais elle reste néanmoins primordiale. Vous allez ici définir le périmètre du champ d’actions, identifier les différentes hypothèses et surtout conclure votre contrat.
  • La mise en place : Vous devez à cette étape approuver l’équipe délégataire, les habilitations, définir les fréquences et la teneur des reporting, et enfin la gouvernance.
  • L’amorçage : Cette étape est un peu plus longue et peut prendre presque deux semaines. Elle comprend la formation des équipes aux tâches déléguées, la montée progressive en charges et compétences, puis le compte rendu et la validation des hypothèses.
  • Le rythme de croisière : Votre gestion déléguée est maintenant active, et pourra inclure une montée ou baisse des charges.

Pour conclure, démarrer un projet de gestion déléguée peut prendre entre deux et quatre semaines mais sera une solution très intéressante que ce soit d’un point de vue économique ou opérationnel. Lorsque vous y avez déjà eu recours et que vous décidez de travailler avec le même délégataire, la mise en place pourra alors prendre moins de temps d’où l’importance de trouver un partenaire de confiance.

Pour avoir plus d’informations sur ce sujet, les équipes de Cegedim Insurance Solutions et d’iGestion, la filiale dédiée à la délégation de gestion, sont à votre disposition pour répondre à vos questions.